Архивное дело по закону: ФЗ-125, Приказ Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-СТ, организация делопроизводства
Содержание
Соблюдение нормативных требований в области делопроизводства и архивного дела — обязательное условие для любой организации, будь то коммерческая компания, госучреждение или НКО. Нарушение правил ведения архива может повлечь административную ответственность, штрафы, а в отдельных случаях — признание документов недействительными.
ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ»
Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает правовые основы создания, хранения, комплектования и использования архивных документов. Он обязателен для всех организаций, независимо от формы собственности. Закон об архивном деле определяет функции архивного дела, включая обеспечение сохранности документов, их учет и передачу в государственные архивы. За нарушение предусмотрена ответственность по КоАП РФ.
Приказ Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-СТ: стандарты оформления и хранения
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) задаёт единые понятия и правила ведения документации. Он регулирует порядок формирования дел, установления сроков хранения архивных дел, оформления внутренней описи и обложек, а также процедуры уничтожения документов, не подлежащих хранению. Этот гост архивное дело делает предсказуемым и стандартизированным.
Организация архивного дела в компании
Корректная организация архивного дела начинается с разработки номенклатуры дел — перечня всех дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения. Далее проводится экспертиза ценности документов: комиссия определяет, какие документы подлежат постоянному хранению, временному (до 10 лет) или уничтожению. После завершения календарного года дела передаются на архивное хранение в соответствии с установленными правилами.
Типичные ошибки при ведении архива
- Отсутствие актуальной номенклатуры дел;
- Неправильная экспертиза ценности документов;
- Уничтожение бумаг без оформления акта;
- Игнорирование требований ГОСТ Р 7.0.8-2013 делопроизводство и архивное дело.
Как обеспечить соответствие требованиям
Обучение сотрудников — ключевое условие корректного ведения архива. Специалистам с дипломом о среднем профессиональном или высшем образовании рекомендуется пройти курс профессиональной переподготовки по направлению «Архивное дело». По итогам выдаётся диплом, дающий право работать в государственных структурах и судах. Подробнее о курсе профессиональной переподготовки: https://cdo-spt.ru/arhivarius/.
Если у специалиста только школьный аттестат, допустимо пройти курс профессионального обучения и получить свидетельство о присвоении профессии «Архивариус». Такой документ признаётся работодателями в коммерческих организациях, библиотеках и архивах. Подробнее о курсе профессионального обучения: https://cdo-spt.ru/kursy-arhivarius/.