Секретарь — это специалист по административно-организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя и структурных подразделений организации. Профессия относится к категории должностей служащих, связанных с выполнением организационно-технических и управленческих функций.

В системе профессиональных стандартов Российской Федерации (приказ Минтруда России от 15 июня 2020 г. № 333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»») трудовые функции секретаря классифицируются в рамках обобщенной трудовой функции «Организационное и документационное обеспечение деятельности руководителя». Квалификационные требования включают наличие среднего профессионального образования или прохождения программ профессиональной переподготовки по соответствующему направлению.

Профессиональная деятельность секретаря структурируется по трем основным направлениям: документационное обеспечение управления, организационное обеспечение деятельности руководителя, административно-коммуникационное обеспечение.

Документационное обеспечение управления — это организация полного цикла работы с документами: от их создания или поступления до передачи на хранение или уничтожение.

На практике это означает, что секретарь:

• принимает входящую корреспонденцию (письма, факсы, электронные обращения);

• регистрирует документы в специальной учетной системе (журнале или электронной базе);

• передает документы руководителю для рассмотрения;

• доводит резолюции (письменные указания руководителя) до исполнителей;

• контролирует сроки исполнения поручений;

• подготавливает проекты приказов, распоряжений, писем;

• ведет протоколы совещаний (документы, фиксирующие ход обсуждения и принятые решения);

• формирует дела в соответствии с номенклатурой дел (утвержденным перечнем дел, заводимых в организации).

Пример: При поступлении входящего письма от контрагента секретарь регистрирует его в системе электронного документооборота, передает руководителю, после получения резолюции направляет копию исполнителю и контролирует, чтобы ответ был подготовлен в установленный срок (обычно 3–10 рабочих дней в зависимости от сложности вопроса).

Организационное обеспечение — это деятельность по планированию и координации рабочего времени руководителя, организации его взаимодействия с сотрудниками и внешними контрагентами.

В практической деятельности это выражается в следующих функциях:

• составление и корректировка календаря встреч, совещаний, деловых переговоров;

• организация командировок (бронирование авиабилетов и гостиниц, оформление командировочных удостоверений);

• подготовка материалов к совещаниям (раздаточные материалы, презентации, проекты документов);

• фильтрация телефонных звонков и личных обращений (определение, какие вопросы требуют личного вмешательства руководителя, а какие могут быть решены на уровне секретаря или перенаправлены другим специалистам);

• прием посетителей с учетом установленного времени и приоритетов.

Пример: Если руководителю поступает звонок от представителя компании-партнера, секретарь выясняет суть вопроса и, если обращение не требует немедленного вмешательства, предлагает перенаправить вопрос профильному специалисту или назначает время для переговора с учетом свободных окон в календаре руководителя.

Административно-коммуникационное обеспечение — это комплекс мер по поддержанию работоспособности офиса и организации эффективной коммуникации между сотрудниками, а также с внешними контрагентами и посетителями.

В рамках данного направления секретарь:

• координирует взаимодействие между структурными подразделениями;

• организует прием и обслуживание посетителей (включая соблюдение протокольных норм — правил официального общения и приема делегаций);

• обеспечивает офис канцелярскими принадлежностями и расходными материалами;

• взаимодействует с обслуживающими организациями (клининговые службы, курьерские службы, арендодатели);

• ведет деловую переписку в соответствии с требованиями официально-делового стиля.

Пример: При организации визита иностранной делегации секретарь готовит пропуска, обеспечивает заказ воды и канцелярских принадлежностей для переговорной комнаты, согласовывает с руководителем время и формат встречи, готовит необходимые раздаточные материалы.

---

Плюсы и минусы профессиональной деятельности

Преимущества профессии 

Сложности профессии  

---

Специализации в профессии

В зависимости от объема полномочий, уровня ответственности и места в организационной структуре выделяются несколько специализаций в рамках профессии секретаря. 

Выбор конкретной специализации осуществляется с учетом личных склонностей, уровня образования и карьерных целей. Программа профессиональной переподготовки «Секретарь современной организации» закладывает фундаментальную базу, позволяющую в дальнейшем осваивать любую из указанных специализаций.

---

Личностные и профессионально значимые качества

Эффективность выполнения трудовых функций секретаря обусловлена наличием следующих качеств:  

---

Пути получения профессии

Профессия секретаря относится к категории должностей, для замещения которых требуется среднее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование по соответствующему направлению.

Профессиональная переподготовка

Наиболее эффективным и быстрым способом освоения профессии является обучение по программам профессиональной переподготовки. Данный формат позволяет получить необходимые компетенции за 2–4 месяца без перерыва в основной деятельности (при заочной форме с применением дистанционных технологий).

По завершении обучения выдается диплом о профессиональной переподготовке установленного образца, дающий право на ведение профессиональной деятельности.

Возможность углубления специализации

После освоения базовой программы слушатели могут продолжить обучение по программам, ориентированным на конкретные специализации:

• «Секретарь руководителя» — для работы в непосредственном сопровождении первого лица организации;

• «Секретарь-референт» — для выполнения аналитических и интеллектуальных функций;

• «Секретарь-администратор» — для управления офисной инфраструктурой и организации клиентского сервиса.

---

Сферы трудовой деятельности выпускников

Выпускники, освоившие программу профессиональной переподготовки, могут осуществлять трудовую деятельность в следующих сферах: 

---

Уровень оплаты труда

Уровень заработной платы секретаря определяется регионом осуществления трудовой деятельности, размером организации, объемом должностных обязанностей и уровнем квалификации специалиста. Ниже приведены средние значения по рынку труда (данные агрегаторов вакансий за 2025–2026 годы). 

Примечание: Владение иностранным языком на уровне, достаточном для ведения деловой переписки и устного перевода, повышает рыночную стоимость специалиста в среднем на 30–50 %.

---

Карьерные траектории

Профессия секретаря рассматривается как стартовая позиция для дальнейшего развития в сфере управления и административной деятельности. Возможны два основных направления карьерного роста.

Вертикальная карьерная траектория

Повышение в должности в рамках административного блока:

• секретарь → секретарь руководителя → руководитель административного отдела → руководитель аппарата управления.

Горизонтальная карьерная траектория

Переход в смежные профессиональные области с использованием накопленных компетенций:

• специалист по кадровому делопроизводству (менеджер по персоналу, специалист отдела кадров);

• специалист по документационному обеспечению управления (делопроизводитель, начальник канцелярии);

• специалист по административно-хозяйственному обеспечению (офис-менеджер, заведующий хозяйственным отделом).

---

Перспективы профессии в условиях цифровой трансформации

Внедрение систем электронного документооборота и автоматизация рутинных операций приводят к трансформации, но не к исчезновению профессии.

Изменение содержания труда

Функции первичной регистрации документов, их физического перемещения и типовой обработки частично автоматизируются. Вместе с тем возрастают требования к компетенциям в области работы с информационными системами (системы электронного документооборота, корпоративные порталы, инструменты календарного планирования).

Сохранение неавтоматизируемых функций

Следующие функции не могут быть переданы программным средствам и сохраняют свою значимость:

• принятие решений в нестандартных ситуациях, не имеющих заранее прописанных алгоритмов;

• межличностная коммуникация с учетом контекста и невербальных сигналов;

• работа с конфиденциальной информацией, требующая оценки последствий ее разглашения;

• координация деятельности людей, мотивация и контроль исполнителей.

Трансформация профессионального статуса

В современной управленческой практике должность секретаря все чаще именуется «менеджер по организации управленческой деятельности» или «специалист по административной поддержке», что отражает повышение уровня ответственности и расширение спектра решаемых задач.